Eintragung in das Handelsregister
EINLEITUNG
Erfordert Ihr Gewerbebetrieb einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (z.B. Erfordernis der Buchführung, Firmenführung, kaufmännische Ordnung der Vertretung und Haftung), sind Sie in jedem Fall Kaufmann und zur Eintragung in das Handelsregister verpflichtet.
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis. Es wird nunmehr elektronisch geführt.
Bilanzen für die Geschäftsjahre nach 2005 werden nicht mehr beim Handelsregister, sondern beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers offengelegt.
Aufgabe des Registers ist es, Rechtssicherheit zu schaffen (z.B. für den Abschluss von Verträgen). Es hält daher für alle interessierten Personen Informationen über tatsächliche und rechtliche Verhältnisse der Unternehmen bereit (z.B. genaue Firmenbezeichnung, Sitz des Unternehmens, teilweise Inhaberschaft, eventuelle Haftungsbeschränkungen und vertretungsberechtigte Personen). Auch eingereichte Unterlagen wie etwa Satzungen und Gesellschafterlisten können beim Registergericht eingesehen werden.
Alle Neueintragungen und Änderungen (z.B. Geschäftsführerwechsel, Prokura und Löschungen) werden nunmehr elektronisch im Registerportal unter 
www.handelsregister.de bekannt gemacht. Bis Ende 2008 werden sie daneben noch in einer Tageszeitung oder einem sonstigen Blatt veröffentlicht.
Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen. In der Abteilung A sind unter anderem Einzelkaufleute (e.K.), offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG) eingetragen. In Abteilung B des Handelsregisters sind Kapitalgesellschaften wie die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG) oder die Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) eingetragen.
Erfordert Ihr Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb (sogenannter Kleingewerbetreibender), sind Sie nicht verpflichtet, wohl aber berechtigt, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Sofern Sie von dieser Berechtigung Gebrauch machen und sich eintragen lassen, werden Sie mit der Eintragung Kaufmann.
Ein Kaufmann hat im Gegensatz zum sogenannten Kleingewerbetreibenden unter anderem folgende Rechte und Pflichten:
- Sie dürfen Prokura erteilen, also Angestellte mit weitreichenden Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnissen ausstatten. Ihrer besonderen Bedeutung wegen wird die Erteilung einer Prokura in das Handelsregister eingetragen.
- Sie können einen Gerichtsstand frei vereinbaren.
- Bürgschaften, Schuldversprechen oder ein Schuldanerkenntnis können Sie auch mündlich erteilen.
- Sie müssen die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften beachten.
ZUSTAENDIG
das Registergericht, in dessen Registerbezirk sich die Niederlassung des betreffenden Kaufmanns oder der Sitz der betreffenden Gesellschaft befindet
Registergerichte sind in Baden-Württemberg die Amtsgerichte Freiburg, Mannheim, Stuttgart und Ulm.
ABLAUF
Ihre Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister ist elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen (das Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen werden). Die Einreichung in Baden-Württemberg erfolgt durch die Übertragung des elektronischen Dokuments in die elektronische Poststelle des Gerichts. Wenden Sie sich daher an einen Notar. Er hilft Ihnen bei der Formulierung der Anmeldung, beglaubigt diese und reicht sie beim zuständigen Amtsgericht – Abteilung Handelsregister – ein.
Auf Anfrage wird Ihnen die lokale Notarkammer einen Notar in Ihrer Nähe benennen. Ihre Industrie- und Handelskammer (IHK) unterstützt das Amtsgericht bei der Führung des Handelsregisters. Sie kann in bestimmten Fällen vom Amtsgericht zur gutachtlichen Stellungnahme zu einem Antrag auf Eintragung eines Unternehmens in das Handelsregister oder einer Änderung aufgefordert werden.
Um nachträgliche Beanstandungen und kostspielige Änderungen zu vermeiden sowie die Eintragung zu beschleunigen, sollten Sie Ihre geplante Unternehmensgründung schon im Vorfeld mit Ihrer IHK abstimmen.
UNTERLAGEN
- notariell beglaubigte Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister
- je nach Rechtsform Ihres Unternehmens sind weitere – teilweise auch von einem Notar zu beglaubigende – Unterlagen vorzulegen
Über die genauen Unterlagen informieren Sie der von Ihnen gewählte Notar und Ihre IHK.
KOSTEN
Die Gerichtsgebühren für die Eintragung sind entsprechend dem Eintragungsaufwand gestaffelt.